Es habitual que ciertos empleados que tienen movilidad fuera de la empresa cobren dietas, las cuales quedan exentas de IRPF siempre que se cumplan ciertos requisitos y no sobrepasen ciertos límites diarios.

El problema viene cuando el empleado en cuestión tiene una revisión (gestión o inspección) por parte de Hacienda de su IRPF y debe justificar la realidad de dichas dietas y el cumplimiento de los requisitos que el conceden la exención.

Normalmente, el empleado no está en posesión de la documentación ni tiene posibilidad de probar su relación con la actividad del negocio y, la empresa, al no ser la inspeccionada, puede no comportarse con la solidaridad que su empleado esperaba.

Si a ello le añadimos que Hacienda es muy poco tolerante y muy restrictiva con la aceptación de los justificantes no encontramos que, a menudo, los empleados se encuentran con una liquidación inesperada a la que deben hacer frente.

¿Hasta que punto el empleado puede obligar a la empresa a facilitar la documentación necesaria?

Pues bien, el TEAR se ha manifestado indicando que el trabajador debe conservar los justificantes de los gastos de transporte público, aparcamiento y alojamiento que la empresa le haya compensado mientras que la empresa es quién debe justificar los gastos de kilometraje y manutención, acreditando el día y lugar en que se han producido. En todo caso es la empresa quién debe justificar que las dietas se han producido por motivos laborales.

Por tanto, si la empresa no facilita la documentación necesaria, Hacienda debería exigir las retenciones no practicadas a la empresa sin perjuicio de que, en el plazo de un año, ésta pueda repercutírselas al empleado.